Sem adiamentos, a partir de 2021 os documentos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) precisarão de guarda eletrônica e assinatura digital, como rege a Portaria nº 211 do Governo Federal.
A SH Brasil, que já possui esses dispositivos, está totalmente adaptada à portaria, beneficiando seus clientes na guarda, recuperação e autenticação de todos os documentos SST.
Escrevemos este artigo para você saber mais sobre a Portaria nº 211 e seus desdobramentos. Siga com a leitura.
O que diz a Portaria nº 211?
Resumidamente, a Portaria nº 211 torna obrigatórias a guarda eletrônica de documentos SST e a assinatura digital por parte das empresas. Na prática, isso significa a substituição desses documentos em formato de papel para o formato pdf, com autenticação digital.
É um processo que já vinha sendo construído desde o lançamento do e-Social e agora se intensifica. A intenção é tornar o manejo de documentos mais seguro e ágil usando a internet.
A portaria foi publicada em 11 de abril de 2019, dando o prazo de dois anos para a adaptação das empresas. Portanto, em 2021 documentos SST em formato eletrônico e certificados deixam de ser facultativos para se tornar o padrão exigido pelas autoridades brasileiras.
O que são assinatura digital e guarda eletrônica?
Guarda eletrônica é a posse de documentos em formato digital. Ou seja, substitui o arquivamento em papel, com benefícios como: economia de espaço físico, integridade dos documentos e agilidade para disponibilizá-los.
O padrão determinado pela portaria é o PDF, que já é amplamente utilizado pelo mercado e compatível com diversos softwares e sistemas.
Já a assinatura digital é uma tecnologia de autenticação de documentos eletrônicos. Ela funciona para ligar uma entidade, no caso a empresa, a um documento emitido. Neste caso, a assinatura digital valida os documentos SST de posse da empresa.
Para usá-la, a empresa precisa de uma identidade digital, emitida junto a autoridades. Depois, é só usar algum software para inserir a assinatura digital no documento pdf. Para esclarecer, trata-se de um código criptografado, e não uma rubrica gráfica.
Desde o ano de 2001 que as assinaturas digitais têm valor jurídico no Brasil.
O que muda para a sua empresa?
Com essa obrigatoriedade trazida pela Portaria nº 211, a tecnologia se tornará uma aliada para manejar os documentos SST. Com os arquivos eletrônicos certificados, será possível:
A SH Brasil desde 2019 trabalha com assinatura digital para documentos SST. Já está na rotina da empresa o uso de tecnologia para facilitar o processo de autenticação de laudos, atestados, planos, programas e demais documentos.
Com nossa ferramenta de gestão de Saúde Ocupacional, o Web Laudos, oferecemos aos nossos clientes a facilidade de acessar todas as informações pela internet. Assim, conectamos o que há de melhor em saúde e segurança do trabalho com tecnologia da informação em benefício das empresas.
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